Tips für einen erfolgreichen Anwenderbericht

Der Bericht über den erfolgreichen Einsatz eines Produktes oder einer Dienstleistung ist ein sehr effektives Instrument der Öffentlichkeitsarbeit. Richtig eingesetzt, stellt er die Lösungskompetenz des Unternehmens in den Mittelpunkt und dient als vertrauensbildende Maßnahme gegenüber Kunden und Interessenten. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die wichtigsten Aspekte dieser "Literaturgattung".

Was leistet ein Anwenderbericht?

Ein Anwenderbericht informiert über bereits erfolgreich abgeschlossene Projekte und liefert dem Leser Einblicke in Erfahrung und Arbeitsweise des Unternehmens, dessen Produkte und Dienstleistungen dargestellt werden. Den Leser interessieren hier "Fakten, Fakten, Fakten". Insofern ist der Anwenderbericht das Ergebnis nüchterner journalistischer Arbeit und nicht ein Resultat kreativen Werbetextens. Er bedient sich einer neutralen Perspektive und berichtet objektiv über den praktischen Einsatz eines Produktes oder über die Durchführung einer Dienstleistung. Das Gebot der Neutralität bedeutet auch: Schwierigkeiten dürfen nicht verschwiegen werden, da sonst die Glaubwürdigkeit leiden würde. Hier ist natürlich auch interessant, wie überraschende Herausforderungen im Laufe des Projektes gemeistert worden sind.

 

Der Anwenderbericht ist vor allem ein "Werkstattbericht", der die Prozesse in den Vordergrund stellt. Hierdurch grenzt er sich von der "Success Story" ab, die hauptsächlich an guten Ergebnissen interessiert ist und daher für den Leser nur eine begrenzte Aussagekraft besitzt. Ein gut geschriebener und inhaltlich zutreffender Anwenderbericht bildet Vertrauen und kann für künftige Kunden ein wesentlicher Baustein für die eigene Entscheidungsfindung sein.

 

Inhalt und Struktur

Der Anwenderbericht kann nicht alle Details, Strukturen und Prozesse eines Projektes beschreiben. Ohne sich im Detail zu verlieren, beleuchtet er die wichtigsten Aspekte, die für den Leser von Interesse sind. Je nachdem, ob der Einsatz eines Produktes oder die Duchführung einer Dienstleistung beschrieben wird, liefert der Bericht Antworten auf folgende Fragen:

  • Warum und für welche Aufgaben wurde ein neues System / eine neue Dienstleistung benötigt?
  • Welche Auswahlkriterien wurden während der Ent­scheidungs­­phase festgelegt?
  • Wie lief das Auswahlverfahren ab?
  • Warum hat man sich für dieses Produkt / diesen Dienstleister entschieden?
  • Wie wurde das Produkt im Unternehmen implementiert / die Dienstleistung eingeführt?
  • Gab es dabei Schwierigkeiten und wie wurden diese gemeistert?
  • Welche begleitenden Dienstleistungen kamen zum Einsatz (z.B. Anwenderschulung)?
  • Hat das Produkt / die Dienstleistung den erhofften Nutzen erbracht oder gar übertroffen?
  • Wie hoch ist der "Return on Investment" (Investitionsrendite)?
  • Gibt es Pläne für Erweiterungen, den Einsatz zusätzlicher Produkte, den Bedarf nach weiteren
    Dienstleistungen etc.?

Eine kurze Vorstellung des Anwenderunternehmens mit Angabe der Branche, der Unternehmensgröße rundet den Bericht ab. Bei großen Unternehmen ist es sinnvoll, die Abteilung vorzustellen, in der das Produkt / die Dienstleistung eingesetzt wird.

Quellen und Methoden

Neben der Sichtung von technischen Unterlagen (Daten­blättern, Broschüren, anderen Anwenderberichten) ist das Interview mit Personen des Anwenderunternehmens für den Autor die wichtigste Informationsquelle. Entscheidend ist, dass mehrere Personen befragt werden, um ein "rundes" und objektives Bild zu erhalten. Auf jeden Fall sollten der Projektmanager beim Kunden und ein tatsächlicher Anwender zu Wort kommen. Wesentliche Aussagen des Anwenderberichtes – zum Beispiel über Erfolge und "Return on Investment" – müssen durch Zitate belegbar sein. Zur Beurteilung der Sachverhalte muss der Autor Kenntnisse über den Stand der Technik im jeweiligen Einsatzgebiet besitzen. Eine Orientierung über das Angebot am Markt, Mitbewerber des Lieferanten und auch des Anwenders ist hierfür unabdingbar.

Aufbau, Stil und Gestaltung

Für den Aufbau eines Anwenderberichtes gibt es keine vorgegebenen Regeln. Die chronologische Erzählung einer "Geschichte" – von der ersten Anfrage bis zum Abschluss der Implementierung – ist zwar der "natürlichste" Ablauf eines Anwenderberichtes, doch gibt es auch interessante und spannende Alternativen. Entscheidend ist, dass der Text übersichtlich ist und dem Leser Orientierungshilfen, zum Beispiel in Form von Zwischenüberschriften, ausgelagerten Texten ("Kästen") und Bildunterschriften gibt. Zusätzliches Bildmaterial und Übersichtsgrafiken erhöhen den Informationswert für den Leser. Dies betrifft auch den Stil: Einfache, klare Sprache und übersichtlicher Satzbau führen hier zum Erfolg. Modewörter, Anglizismen und unnötige Fachausdrücke hingegen sind tabu.

 

Der Klarheit des Stils folgt die Übersichtlichkeit der Gestaltung: Ein einfaches und attraktives Layout, das "Lust auf Lesen" macht, ist hier gefragt. Es sollte sich deutlich von Hochglanzbroschüren und anderen werblich orientierten Dokumenten unterscheiden, um den objektiven Anspruch des Textes zu unterstreichen. Es empfiehlt sich die Entwicklung eines gemeinsamen Layouts für alle vorhandenen und zukünftigen Anwenderberichte. Dieses Layout sollte genügend Variationsmöglichkeiten für eine interessante Gestaltung bieten.

Ablauf und Organisatorisches

Bevor man einen Autoren mit der Recherche und der Erstellung eines Anwenderberichtes beauftragt, sollten einige Vorüber­legungen angestellt werden:

  • Kritische Evaluation des Themas – ist es mittel- bis langfristig tatsächlich für weitere Kunden interessant?
  • Ist das zu beschreibende Projekte repräsentativ für das beauftragende Unternehmen, und könnte ein Bericht helfen, ähnliche Projekte zu gewinnen?
  • Ist der Kunde bereit, an einem Anwenderbericht mitzuwirken? Hat er Zeit, Interviews zu geben, den Bericht später auf inhaltliche Korrektheit zu überprüfen und zur Veröffentlichung freizugeben?
  • Welche Ansprechpartner beim Kunden sind relevant (zum Beispiel Vorstand, Projektleiter, Anwender)

Sind diese Fragen geklärt, kann der Autor ins Boot geholt werden. In einem ersten Gespräch erhält er die notwendigen Informationen über das zu beschreibende Projekt, den Kunden und die Ansprechpartner.

 

Nach der Terminabsprache mit dem Kunden führt der Autor die Interviews durch und verfasst den Text für den Anwender­bericht. Sobald dieser mit dem Auftraggeber abgesprochen ist, erhält ihn der Kunde zur fachlichen Prüfung.

 

Erfahrungsgemäß werden zu diesem Zeitpunkt noch einige Details geändert, bevor der endgültige Text fest steht. Je nach Organisationsstruktur des Kunden ist nun noch eine Freigabe durch die Abteilung Öffentlichkeitsarbeit erfoderlich. Ist diese eingetroffen, kann der Druck beauftragt werden.

Zusatznutzen

Ein guter Anwenderbericht bietet – über den Einsatz als Informationsmaterial für Kunden hinaus – weitere Nutzungs­möglichkeiten: So kann er als Artikel oder PDF-Datei auf den Webseiten des Unternehmens zum Download bereitgestellt werden, um zusätzliche Leser zu erreichen. Hier wirkt er als zusätzliche "vertrauensbildende" Maßnahme, welche die Kompetenz des Unternehmens unterstreicht.

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Kommentare: 1
  • #1

    Jürgen Jung (Dienstag, 26 Dezember 2017 11:57)

    Das ist ein interessanter Artikel, der weiterhilft, wenn man vor der Aufgabe steht einen Anwenderbericht erstellen zu müssen.